Dzisiaj postaram się zebrać to, co jako Grupa SET wiemy o prowadzeniu szkoleń on-line, a może raczej o przeniesieniu szkoleń i warsztatów z sali realnej do wirtualnej.

Na początku przytoczę raz jeszcze tytuł tego artykułu – nie taki diabeł straszny. Pod warunkiem, że zadbasz o kilka podstawowych rzeczy i dobrze się umówisz z uczestnikami szkolenia zaczynając od komunikacji z nimi przed rozpoczęciem zajęć.

No to po kolei.

JAK POPROWADZIĆ SZKOLENIE ON-LINE

1. Wybór platformy.

Warto zacząć od tego kroku, ponieważ w onlajnie to właśnie narzędzia internetowe dyktują możliwości pracy z grupą. Przetestowaliśmy ich kilka zaczynając od polskiego ClickMeeting, z którego korzystaliśmy już lata temu podczas webinarów, przez testy innej platformy – Webinarjam aż dotarliśmy do najpopularniejszego dziś ZOOMa. O ile dwa pierwsze narzędzia są dość atrakcyjne to nie maja jednej, moim zdaniem najważniejszej funkcji, jaką są wirtualne pokoje, które w warsztatowej pracy zdalnej są po prostu niezbędne. Funkcje pokojów ma również Teams od Microsoftu, ale ogarnięcie tej aplikacji przypomina jedzenie pałeczkami w rękawicach bokserskich. Da się, ale ciężko – i to zarówno z perspektywy użytkownika, jak i trenera. Kiedy piszę ten artykuł pojawia się możliwość pracy na Meets od Google i ta apka jest zdecydowanie przyjaźniejsza od Teams. Dlaczego piszę o różnych narzędziach? Dlatego, że o ile my zdecydowaliśmy się na ZOOM (relatywnie łatwy, duże możliwości i – co bardzo ważne – z jakichś przyczyn nie obciąża łącza internetowego tak mocno jak Skype czy Teams, więc przy stabilnym Internecie (nawet LTE) da się na nim pracować), o tyle nasi klienci biznesowi czasem są zobligowani przez działy IT do pracy na innych niż ZOOM narzędziach. Dlatego warto poznać najpopularniejsze. Ale jeśli pracujesz wyłącznie na rynku otwartym polecam ZOOM – praktyczny i mimo początkowych wpadek, bezpieczny.

2. Projektowanie szkoleń i warsztatów.

Skoro wiemy, jakie możliwości ma aplikacja możemy zabrać się za projektowanie warsztatów, albo raczej dostosowywanie ich do ograniczeń pracy zdalnej. I zapewniam – tego nie można zrobić po łebkach. Że co nie dopowiem to dowyglądam. W świecie on-line nie sprawdzą się długie, okraszone anegdotami moduły wykładowe. Nie licz też na żywe dyskusje uczestników z żarcikami w tle. W onlajnie liczy się sam konkret, co oznacza, że naprawdę wiele rzeczy, które ludzie zwykle robią podczas zajęć na sali musisz wyrzucić ze szkolenia. Szkoda czasu i energii, o którą w onlajnie trudniej. Nie ma sensu, żeby uczestnicy np. wypełniali testy w trakcie zajęć z grupą albo czytali długie studia przypadków. Spotkanie on-line musisz projektować maksymalnie użytecznie, czyli proponować uczestnikom tylko to, czego nie da się zrobić samemu; to co wymaga współpracy z innymi uczestnikami albo z trenerem.

Spotkanie on-line ma służyć wymianie myśli, dawać możliwość zadania pytań, poproszenia o wytłumaczenie, zademonstrowaniu czegoś, itp. Projektując solidnie się zastanów, jaką wiedzę musisz przekazać uczestnikom w formie wykładu, a jaką możesz spokojnie przesłać przed albo po szkoleniu w formie pliku PDF do samodzielnego zapoznania się. Inaczej nie utrzymasz energii i zaangażowania podczas zajęć i ludzie skończą je potwornie zmęczeni. Ty też.
Jak się pewnie spodziewasz to oznacza, że szkolenia on-line nie będą trwały bite 8 godzin, jak tradycyjne. Ale czy tradycyjne tyle trwają?

Popatrz – wprowadzenie do szkolenia przy grupie 12 osób to jakieś 30 minut (z rundą, w której każdy się wypowiada). Podsumowanie szkolenia, również z rundą to kolejne prawie 30 minut. Przerwa obiadowa – zwykle 60 minut plus minimum 2 krótsze, 15 minutowe przerwy w trakcie. Więc jak by nie liczyć wychodzi 5,5 h realnej pracy, z czego pewnie 30 minut do godziny to dyskusje częściowo nie na temat, które czasem trudno zahamować, jak uczestnicy się nakręcą i podchwytują nawzajem swoje myśli albo się z nimi konfrontują.

W on-line wpakujesz wiedzę i rozwój umiejętności z 8-godzinnego szkolenia w 4 – 5 godzin realnej pracy. Plus oczywiście przerwy, plus wprowadzenie i podsumowanie szkolenia z rundą, więc… I tak popracujecie 7 a nawet 8 godzin. My w Szkole Coachów Akademii SET w sobotę ledwie się zmieściliśmy w 8 godzinach zegarowych wyrzucając wszystkie elementy wiedzy, które nie były konieczne poza pracę w wirtualnej sali.

Podsumowując – dostosowując swoje szkolenie do formuły on-line zadbaj, żeby ludzi nie zamęczyć i daj im tylko to, co absolutnie niezbędne, żeby wysiedzieć kilka godzin przed komputerem.

3. Komunikacja i kontraktowanie.

Przygotowując komunikację przed szkoleniem daj dokładne instrukcje dotyczące logowania, instalacji oprogramowania, minimalnych wymagań sprzętowych i tych dotyczących wydajności łącza internetowego. Napisz też o tym, żeby uczestnicy zapewnili sobie komfortowe warunki (są przecież w domu), choćby zamknięty pokój, nawet sypialnia, ale żeby nikt im nie przeszkadzał. Chociaż przyznam, że naprawdę rozkoszne są sytuacje, kiedy gdzieś za plecami uczestników przemyka potajemnie, krokiem szpiega z krainy deszczowców ich druga połówka. :)
Podczas kontraktowania na samym początku szkolenia zacznij od informacji co zrobić, jak coś kogoś rozłączy – jak wrócić do wirtualnej sali, jak i z kim się skontaktować w sytuacji, kiedy coś nie zadziała, itp. Koniecznie zaapeluj też o cierpliwość – narzędzia elektroniczne mają to do siebie, że się zawieszają, że czasem coś nie zadziała albo potrwa dłużej – wszyscy musicie mieć na to zgodę, bo każdemu może się to przytrafić. Nawet Tobie.

4. Prowadzenie szkolenia.

Od samego początku hołduj jednej zasadzie – krócej znaczy lepiej. Chodzi tu nie tyle o czas dla uczestników, ale ten, który Ty wykorzystujesz na przedstawienie się, prezentację celów i programu szkolenia, modułów wykładowych, odpowiadania na pytania, itp. My – trenerzy nie należymy do małomównych (pewnie stąd taki zawód sobie wybraliśmy), więc o ile w pracy na rzeczywistej sali ludzie są w stanie skupić się na 20 – 30 minut naszego gadania, o tyle przed komputerem jest to znacznie trudniejsze. Przed szkoleniem przećwicz sobie, ile czasu zajmie Ci omówienie niezbędnych treści, obetnij to o połowę, potem wyrzuć niepotrzebne przykłady czy anegdoty (ale te potrzebne zostaw, bo jednak zwykle podnoszą ciekawość i zaangażowanie uczestników) a na koniec, podczas szkolenia ustaw sobie stoper na 10 minut, żeby wiedzieć, że jak zapika to trzeba się sprężać. W modułach wykładowych stosuj slajdy, ale również z minimum treści – im mniej liter na slajdzie tym lepiej. To Ty masz mówić, a nie slajd.

Co z flipchartem?
Możesz tak ustawić sobie pokój, żeby móc na tym flipcharcie pisać, ale w świecie wirtualnym slajdy nie są tak męczące, jak w realnym. Można więc zbierać wnioski uczestników na slajdzie albo nawet na dokumencie Word, który uczestnicy będą widzieć dzięki udostępnieniu Twojego ekranu. ZOOM pozwala na jednoczesne używanie kamery z laptopa i telefonu, więc możesz po prostu ustawić telefon na statywie nad biurkiem i pisać ręcznie na kartce A4 zamiast na flipcharcie a potem zrobić zdjęcie notatek i wysłać je wszystkim po szkoleniu. Możliwości jest mnóstwo.

Dawaj jak najwięcej okazji do interakcji między uczestnikami – zapraszaj ich do pokojów, niech popracują sami i potem omówią na forum wyniki swojej pracy. Możesz też – tadam! – korzystać z wielu gier szkoleniowych; naprawdę świetnie się sprawdzają w edukacji on-line, dostarczają wartościowych wniosków a dodatkowo pobudzają zainteresowanie i emocje uczestników.

OGARNIĘCIE SPRZĘTU I APLIKACJI

1. Tego nie przeskoczysz. Żeby Twoje szkolenie on-line było przyzwoite (przez słowo „przyzwoite” rozumiem niezbyt długie momenty ciszy, kiedy łączysz uczestników w pokoje, w miarę sprawne przesyłanie plików roboczych podczas szkolenia, itp.) musisz znać aplikację, z której korzystasz na takim poziomie, żeby niemalże móc o niej uczyć. Znaczy, że jeśli uznasz, że „chyba dam sobie radę”, to prawdopodobnie nie dasz sobie rady, kiedy coś się posypie. A posypie się NA PEWNO – wyrzuci kogoś z pokoju w trakcie ćwiczenia a jednocześnie w innym pokoju grupa będzie czekała na jakiś dokument, który nie wiedzieć czemu nie przeszedł i, co gorsza Ty nie będziesz nawet o tym wiedzieć, bo właśnie próbujesz przywrócić uczestnikowi dostęp do wirtualnej sali. Właśnie dlatego na samym początku kontraktujesz z uczestnikami cierpliwość i wyrozumiałość i właśnie dlatego musisz doskonale poruszać się w oprogramowaniu. Nie straszę – po prostu zrób tyle prób przed szkoleniem, żeby najważniejsze funkcje aplikacji ogarniać niemal automatycznie. Poproś rodzinę lub znajomych, żeby się z Tobą połączyli, twórz dla nich nawet jednoosobowe pokoje, ucz się przemieszczać między nimi, ucz się przesuwać uczestników między pokojami, ucz się.
2. Wszystkie pliki potrzebne do szkolenia trzymaj w jednym katalogu, ponumerowane. Żeby uniknąć chaosu możesz je przesłać uczestnikom przed szkoleniem mailem a potem prosić o otwarcie konkretnego dokumentu w trakcie pracy.
3. Dobór w pokoje – projektując szkolenie zadbaj, jeśli to możliwe, aby móc tworzyć pokoje w przerwach. To pozwoli Ci na sprawny przydział uczestników do właściwych pokoi. Notuj sobie na boku, kto z kim był – dzięki temu w kolejnej przerwie możesz mieć wpływ czy chcesz, żeby pracowali w takich samych, czy innych konfiguracjach. Poproś, aby w trakcie przerw uczestnicy się nie wylogowywali z aplikacji, tylko wyłączali kamery i mikrofony. Dzięki temu w przerwie dobierzesz właściwe osoby do właściwych pokojów. Ty też się nie wylogowuj. Wylogowywuj. Nie używaj opcji „leave meeting”. I pamiętaj, że jak już wrócisz i uruchomisz kamerę i mikrofon, to uczestnicy już Cię widzą i słyszą, mimo że Ty ich nieJ. Nie grzeb wtedy w zębach albo nie wpatruj się z bliska w ekran, bo wygląda się wtedy przynajmniej śmiesznie.

PLUSY I MINUSY SZKOLEŃ ON-LINE

Zacznę od plusów.

1. Nie wyjeżdżasz z domu na drugi koniec Polski. Uczestnicy też.
2. Nie mamy ograniczeń geograficznych. Dotąd nasi uczestnicy musieli czekać na uruchomienie edycji szkoły np. w Szczecinie, czy Poznaniu. Teraz nie muszą.
3. Nauka idzie zaskakująco sprawnie. Jakoś w onlajnie jesteśmy bardziej zdyscyplinowani – punktualnie pojawiamy się na szkoleniu, wracamy z przerw. Dyskusje są bardziej uporządkowane – nikt nikomu nie przerywa (wymusza to aplikacja – zwyczajnie wtedy się nie słyszymy). Oznacza to wprawdzie dużą czujność trenera, żeby widzieć kto podnosi rękę i chce zabrać głos, ale to już po prostu robota trenerska, jak na realnej sali.
4. Co najważniejsze – w szkoleniach on-line można moim zdaniem bez straty jakości rozwijać zdecydowaną większość kompetencji miękkich. Zarządzanie, sprzedaż, komunikacja, współpraca zespołowa, zarządzanie zmianą, sobą w czasie, asertywność, coaching (choć jeszcze kilka lat temu czytałem oburzone głosy, że coachingu przez Internet nauczyć się nie da, co mnie dziwiło, bo już wtedy prowadziłem sesje zdalne), umiejętności trenerskie (te w nieco ograniczonym zakresie, bo jednak pracy w realnej sali nie da się w pełni zasymulować). Można ćwiczyć umiejętności a nie tylko dostarczać wiedzę. Jest miejsce na feedback, na wnioski, na korekty zachowania.
5. Praca jest NAPRAWDĘ konkretna. To znaczy jest tak samo konkretna, jak na realnej sali – jeśli uczestnikom zależy, wyciągną ze szkolenia on-line tyle samo, co z tradycyjnego. Jeśli nie – to również w jednym i drugim przypadku będzie podobnie.

A teraz minusy.

1. Utrzymanie uwagi i koncentracji jest trudniejsze. Raz – kilka godzin przed ekranem w bądź co bądź dużym skupieniu. Dwa – brak kontaktu fizycznego z innymi uczestnikami i „czucia” grupy. Trzy – przerwy spędzane osobno, w domu, konieczność błyskawicznego przestawienia się na sprzątanie kuchni po tym, jak dzieci samodzielnie przygotowały sobie jajecznicę – to jednak nieco wybija z rytmu.
2. Formowanie i dynamika grupy. Nie ma wspólnych kaw, obiadów, nie ma możliwości spędzania nieformalnego czasu razem. To powoduje, że relacje między uczestnikami, ale też trenerem są ograniczone. Nie wpływa to w mojej opinii w żaden sposób na rozwój umiejętności, ale cierpi na tym ta grupowa magia i fajność i ciepło. Tak, tego naprawdę brakuje. Co do dynamiki – powiedziałbym, że jest wypłaszczona, jak krzywa zachorowań, wrrróć! Brak możliwości kontaktu w przerwach i ograniczone możliwości dyskutowania na sali powodują, że nie można się nawet spokojnie pokłócić a potem pogodzić. Z jednej strony fajnie, ale z drugiej – to właśnie te elementy powodują, że z pewnej liczby nieznających się osób tworzy się jedność, grupa. W świecie on-line ten element jest po prostu zaburzony.

I chyba tyle.

Więcej minusów, przynajmniej znaczących nie odczuliśmy.

PODSUMOWANIE

Jak mówiłem w ostatnim odcinku podcastu „To nie MAD-MAX 2”, który znajdziesz tutaj jeśli chodzi o szkolenia on-line, ja sam jestem już chyba w 4 fazie zmiany. Znaczy myślę: „czemu tak późno zaczęliśmy?” I choć strasznie tęsknię za salą szkoleniową to wiem, że na pewno po pandemii duża część szkoleń zostanie w świecie wirtualnym. Myślę zwłaszcza o tym biznesowych, gdzie czas i dyspozycyjność ludzi jest nadrzędna. Ale również w przypadku tych niebiznesowych na pewno w ofercie Grupy SET pozostaną szkolenia on-line z powodów, o których pisałem powyżej. I każdy będzie mógł sobie wybrać. A my chętnie wrócimy na sale szkoleniowe, ale też poprowadzimy kursy z, póki co znienawidzonym przeze mnie, hasztagiem #zostańwdomu.

REKLAMA

A w najbliższych dniach obwieścimy nasz kurs on-line o tym, jak szkolić on-line. Będzie okazja poznać i przećwiczyć wszystko, o czym tutaj napisałem.

Także tego.

Śledźcie nasze fejsbuki i linkdiny.

I jeszcze jedno – ten artykuł nie jest niestety sponsorowany przez ZOOM.