46. Jak wprowadzać nowe szkolenia do organizacji.

Dzisiaj materiał dla osób odpowiedzialnych za wprowadzanie nowych cyklicznych szkoleń w organizacjach oraz dla osób odpowiedzialnych za przygotowanie trenerów wewnętrznych do prowadzenia standardowych szkoleń.

Szkolenie standardowe to szkolenie, które będzie realizowane kilka lub kilkanaście razy w tej samej formie dla różnych grup. Chodzi o to aby wszyscy pracownicy dedykowani do udziału w takim szkoleniu otrzymali tą samą wiedzę i mogli rozwijać te same umiejętności niezależnie od tego w której grupie szkoleniowej będę i przez którego trenera szkolenie będzie prowadzone.

Te same cele szkoleniowe można realizować na wiele sposobów i z wykorzystaniem różnych struktur szkoleniowych. Wynika to z różnych doświadczeń trenerskich i preferencji związanych z projektowaniem i prowadzeniem szkoleń. Trudności pojawiają się wtedy, gdy organizacji zależy na wprowadzeniu standardu szkoleń.

Jest co najmniej kilka sytuacji, w których jednolity standard szkolenia jest ważny. Są to między innymi:

1. Powtarzalność szkolenia. Jeżeli to samo szkolenie ma być prowadzone dla różnych grup, to standard szkolenia nabiera szczególnego znaczenia. Z punktu widzenia organizacji ważne jest, aby każda grupa dostała to samo szkolenie nieodbiegające jakościowo od tego, co zostało zaprojektowane.
2. Zasięg szkolenia. Im więcej grup szkoleniowych tym ważniejsze, by każda z grup otrzymała ten sam produkt.
3. Konieczność wdrażania nowych trenerów. Dobrze zaprojektowane i napisane standardowe szkolenie ułatwia przygotowanie kolejnych trenerów do jego poprowadzenia w taki sposób, aby cele szkoleniowe zostały zrealizowane.

Popatrzcie, jak może wyglądać proces wdrożenia nowego standardowego szkolenia w organizacji:

ETAP 1 –  PROJEKTOWANIE SZKOLENIA W OPARCIU O ZASADY TWORZENIA EFEKTYWNYCH SZKOLEŃ

Jest to etap pracy koncepcyjnej, twórczej. Zadanie trenera projektanta polega na zaprojektowaniu szkolenia zgodnie z zasadami tworzenia efektywnych szkoleń. Dobrze zaprojektowany program gwarantuje realizację założonego celu szkoleniowego. Dobrze zaprojektowany program z jednej strony wzmacnia proces uczenia się a z drugiej strony jest atrakcyjny w formie dla uczestników. Dziś jednak nie o tym jak dobrze projektować szkolenia, dlatego nie będę nadmiernie rozwijał tego punktu.

ETAP 2 –  KONSULTOWANIE PROGRAMU Z TRENERAMI I EKSPERTAMI

Na tym etapie przekazujemy trenerom i ekspertom merytorycznym pierwszy projekt szkolenia. Celem tego etapu jest skonsultowanie zawartości szkolenia od strony merytorycznej jak i od strony proponowanych struktur szkoleniowych (ćwiczeń, gier itp.). Trenerzy i eksperci mają możliwość nie tylko zadawać pytania, ale i również proponować modyfikację samego szkolenia. O przyjęciu lub odrzuceniu modyfikacji decyduje trener odpowiedzialny za projekt szkolenia. Z własnego doświadczenia wiem, że etap konsultowania jest niezwykle ważny. Bardzo często mam tak, że jak sam napiszę szkolenie to wydaje mi się ono najlepsze na świecie. Trochę tak jak z własnymi dziećmi, zawsze są najładniejsze choćby były brzydkie jak noc. Spojrzenie z innej perspektywy pozwala na dopracowanie szkolenia jeszcze na etapie projektowania.

ETAP 3 –  REALIZACJA SZKOLEŃ PILOTAŻOWYCH

Po wprowadzeniu poprawek i modyfikacji będących efektem konsultacji projektu, trener – projektant szkoleń przeprowadza pilotażowe szkolenia. W trakcie ich realizacji zwraca szczególną uwagę na efektywność realizowanych struktur jak i na reakcję uczestników. Warto również po przeprowadzeniu szkolenia pilotażowego ze szczególną starannością przeanalizować ankiety ewaluacyjne, które mogą zawierać cenne informacje zwrotne. Jeżeli zachodzi taka potrzeba trener odpowiedzialny za projekt nanosi odpowiednie poprawki do konspektu trenerskiego i materiałów szkoleniowych. W szkoleniach pilotażowych dobrze sprawdza się współprowadzenie szkolenia z innym doświadczonym trenerem. Pozwala to na zwrócenie uwagi na większą ilość elementów i późniejsze dopracowanie programu szkolenia.

ETAP 4 –  POZYSKANIE AKCEPTACJI PARTNERÓW BIZNESOWYCH I OSÓB KLUCZOWYCH
W ORGANIZACJI

Mając już gotowy i przetestowany produkt, trener odpowiedzialny za projekt powinien pozyskać akceptację partnerów biznesowych i/lub osób kluczowych w organizacji odpowiedzialnych za wdrażanie szkoleń. Akceptacja ma na celu pozyskanie zgody na przygotowanie zespołu trenerskiego i realizację szkoleń w całej organizacji jako standard.

ETAP 5 –  REALIZACJA TtT DLA TRENERÓW DEDYKOWANYCH DO PROWADZENIA SZKOLENIA

Na tym etapie zostają aktywnie zaangażowani trenerzy dedykowani do prowadzenia szkolenia. Kluczową rolę odgrywa zakontraktowania z trenerami celów tego etapu. Ważne jest podkreślenie, że celem nie jest wprowadzanie zmian i modyfikacji w programie, a poznanie i zrozumienie struktur wykorzystywanych w zaprojektowanym i przetestowanym szkoleniu.

Można powiedzieć, że wdrożenie trenerów wewnętrznych do realizacji standardowych szkoleń to osobny i bardzo angażujący proces. W przypadku trenerów z małym lub średnim doświadczeniem bardzo dobrze sprawdza się następujący proces wdrożenia:

Krok 1- Zadanie dla trenerów mających brać udział w TtT

Przed realizacją warsztatu TtT uczestnicy powinni otrzymać zadanie polegające na zapoznaniu się z konspektem trenera oraz kompletem materiałów. Rekomenduje, aby przed warsztatem TtT przesłać do uczestników następujące materiały:

1. Dokładnie opisany konspekt trenerski.
2. Materiały dla uczestników szkolenia: HO, podręczniki itp.
3. Materiały dla trenera: dodatkowe instrukcje.
4. Wzory flipchartów wykorzystywanych podczas szkolenia.
5. Prezentację multimedialną.

Zadanie uczestników polega na dokładnym zapoznaniu się ze wszystkimi materiałami, wynotowaniu pytań i wątpliwości związanych z programem.

Krok 2 – Telefoniczne sesje pytań i odpowiedzi dotyczących programu szkolenia

Na etapie przygotowania się do warsztatu trenerzy mają możliwość telefonicznych konsultacji. Ważne, aby trener odpowiedzialny za proces na tym etapie raz jeszcze podkreślił, że celem jest poznanie i zrozumienie programu. Nie jest to etap, na którym dopuszczamy proponowanie i zmianę struktur szkoleniowych. Alternatywą telefonicznych konsultacji może być webinar podczas którego spotkamy się wirtualnie z większą liczbą trenerów w jednym czasie.

P.S. – Zapraszam na nasze webinary ;-)

Krok 3 – Warsztat TtT prowadzony przez trenera odpowiedzialnego za zaprojektowanie szkolenia

Jest to kluczowy moment, w którym trenerzy mogą zapoznać się z programem, przećwiczyć prowadzenie fragmentów szkolenia, jak i uzyskać informację zwrotną od trenera odpowiedzialnego za projekt. Dobrze przeprowadzony warsztat TtT daje zrozumienie i pewność siebie oraz pozwala przećwiczyć trudniejsze fragmenty szkolenia. Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że warsztat TtT niekiedy dawał mi więcej niż współprowadzenie szkolenia o którym pisze poniżej.

Krok 4 – Współprowadzenie szkolenia – jeżeli jest to możliwe, bo nie zawsze jest…

Jest to element opcjonalny procesu realizowany w sytuacji, w której przygotowujemy do prowadzenia szkolenia trenera z mniejszym doświadczeniem. Na tym etapie trener odpowiedzialny za projekt współprowadzi wdrażane szkolenie z mniej doświadczonym trenerem. Dzięki takiemu rozwiązaniu mniej doświadczony trener ma możliwość poprowadzenia prostszych części szkolenia i przyjrzenia się jak należy prowadzić trudniejsze elementy.

Krok 5 – Superwizji szkolenia prowadzonego przez przygotowanego trenera

Na tym etapie trenerzy dedykowani do prowadzenia szkolenia prowadzą pierwsze szkolenie pod superwizją. Przy szkoleniach jednodniowych rekomenduje, aby superwizowane było całe szkolenie. Natomiast przy szkoleniach dwudniowych przynajmniej pierwszy dzień szkolenia. Superwizja powinna kończyć się sesją informacji zwrotnych i przekazaniem arkusza superwizyjnego.

Można powiedzieć, że proces, który opisałem jest pełnym procesem. Wymaga dużej ilości pracy, zaangażowania wielu osób. Jednocześnie pozwala na optymalne wprowadzenie standardu szkoleń z dbałością o powtarzalność i jakość.