86. Byłem na szkoleniu. I co dalej?

To już czwarty z cyklu wpisów o projektowaniu szkoleń. Tym razem głównym tematem będzie wsparcie wdrożenia umiejętności w praktyce.
 

O efektywności szkolenia decyduje etap wdrożenia nowych umiejętności. Kluczowego znaczenia nabierają działania, których celem jest zwiększenie motywacji uczestników szkolenia do aktywnego udziału w nim oraz stworzenie okazji do praktycznego stosowania umiejętności po zakończeniu szkolenia.

Jako trener mam duże pole oddziaływania na zadowolenie uczestników ze szkolenia oraz na to, czy się nauczą i czy będą potrafili zastosować rozwijane umiejętności. Mogę to robić poprzez to, jak zaprojektuję szkolenie pod względem jego atrakcyjności, trafności w odniesieniu do potrzeb szkoleniowych oraz stwarzania okazji do rozwijania i ćwiczenia nowych umiejętności jeszcze na sali szkoleniowej. To wszystko wpływa na to, czy uczestnicy będą zadowoleni i w jakim stopniu opanują wiedzę i umiejętności zawarte w celach szkoleniowych.

Wyzwanie pojawia się na etapie zastosowania umiejętności w praktyce, poza salą szkoleniową. Moja możliwość oddziaływania i odpowiedzialność jest już ograniczona. Mogę zagwarantować, że uczestnik po szkoleniu będzie coś wiedział i będzie potrafił coś zrobić, ale czy mogę zagwarantować, że będzie to wykorzystywał w praktyce? Wiedzieć i umieć coś robić niestety nie równa się „faktycznie to robić”.
 

Pojawia się zatem pytanie: co i kiedy mogę zrobić jako trener, aby wspierać wdrożenie nowych umiejętności w praktyce?

Zacznę do tego, że mogę wspierać proces wdrożenia umiejętności na trzech etapach:

1. Przed szkoleniem.
2. W trakcie szkolenia.
3. Po szkoleniu.

Popatrzmy zatem jakie mamy możliwości przed szkoleniem:

Pierwszym elementem, o jaki mogę zadbać, jest dobór grupy szkoleniowej. W praktyce sprowadza się to do analizy potrzeb szkoleniowych i dobraniu grupy do specyfiki programu. Chodzi o to, aby materiał przekazywany uczestnikom był dla nich użyteczny oraz optymalny pod względem trudności (nie za łatwy i nie za trudny). Właściwie, można powiedzieć, że chodzi o dobranie odpowiednich treści do grupy, która będzie szkolona. Treści muszą być dobrane  w taki sposób, aby cele szkoleniowe były ukierunkowane na zniwelowanie konkretnych luk kompetencyjnych.

Drugim krokiem jest zaangażowanie bezpośredniego przełożonego. Mam doświadczenia, że bez zaangażowania i wiary bezpośredniego przełożonego w to, że wiedza i umiejętności rozwijane podczas szkolenia będą użyteczne dla uczestników, może on sabotować wysiłki uczestników na etapie próby zastosowania ich w praktyce. Wsparcie przełożonego jest o tyle ważne, że zaraz po szkoleniu, podczas wdrażania nowych umiejętności, efektywność pracownika paradoksalnie spada. Naturalne jest, że wykonując coś po raz pierwszy w inny niż do tej pory sposób, pracownik robi to mniej sprawnie, niż w przypadku umiejętności, którą praktykował od lat. Potrzebny jest trening, dostęp do informacji zwrotnej i wielokrotne powtarzanie (tzw. mechanizm przeuczenia).

Przed szkoleniem można zaangażować bezpośredniego przełożonego do przeprowadzenia odprawy, podczas której przekaże uczestnikom szkolenia podstawowe informacje na temat szkolenia, w tym informacje o celach i spodziewanych rezultatach szkolenia.

Dodatkowo, przed szkoleniem istotna może okazać się promocja działań rozwojowych w organizacji, np. artykuły w firmowych biuletynach, informacje na specjalnych tablicach ogłoszeń, strony projektu szkoleniowego w Intranecie. Warto też zadbać o zaangażowanie większej liczby osób, (nie tylko bezpośredniego przełożonego), na przykład wyższej kadry menadżerskiej.

Po mojej stronie, jako trenera, przed szkoleniem pozostają takie działania jak:

• Przygotowanie indywidualnego zadania przedszkoleniowego dla uczestników. Celem takiego zadania jest osadzenie uczestników w tematyce szkolenia i zachęcenie do aktywności jeszcze przed tym zanim przyjdą na salę szkoleniową. Przykładowo może to być atrakcyjny artykuł powiązany z treściami szkoleniowymi lub przygotowanie czegoś co będzie potem wykorzystane na szkoleniu.
• Kontakt telefoniczny z uczestnikami przed szkoleniem, po to, by przekazać podstawowe informacje na temat celów szkolenia i spodziewanych efektów oraz zweryfikować oczekiwania uczestników w stosunku do szkolenia. Dodatkową korzyścią z tego działania jest rozpoczęcie procesu budowania kontaktu z uczestnikami, co w konsekwencji przekłada się na wzmocnienie budowania bezpieczeństwa podczas szkolenia.
• Przeprowadzenie badania potrzeb szkoleniowych – nawet najprostszego w formie ankiety.
• Opracowanie odpowiedniego zaproszenia na szkolenie wstępnie pokazującego korzyści wynikające z udziału w nadchodzącym szkoleniu oraz sygnalizującego zagadnienia, które będą omawiane podczas wspólnej pracy.

Kolejnym krokiem jest zadbanie o wsparcie wdrożenia w trakcie szkolenia.

Oprócz realizacji samego programu szkoleniowego mogę:

• Zaprojektować i wykorzystać karty rozwoju wypełniane podczas szkolenia, w których uczestnicy zaznaczają kluczowe umiejętności, które zamierzają wykorzystać w pracy po powrocie ze szkolenia.
• Przygotować karty przeciwdziałania trudnościom, w których uczestnicy indywidualnie wypisują największe trudności lub przeszkody, które mogą im utrudnić zastosowanie nowych umiejętności w praktyce, określają prawdopodobieństwo, że tak się stanie oraz planują działania mające na celu zabezpieczenie się przed wystąpieniem takiej trudności. Taka karta może być doskonałym wstępem do modułów poświęconych analizie potencjalnych trudności.
• Przeprowadzić moduły poświęcone analizie potencjalnych trudności, które mogą pojawić się na etapie wdrożenia nowych umiejętności oraz poświęcone wypracowaniu działań likwidujących te trudności. Przykładowa struktura takiego modułu może wyglądać tak:

• • Uczestnicy indywidualnie wypełniają karty przeciwdziałania trudnościom.
  • Zbieramy na flipcharcie trudności wypisane przez uczestników.
  • Wybieramy kilka najczęściej się pojawiających.
  • Dobieramy uczestników w zespoły.
  • Każdemu zespołowi przydzielamy jedną trudność i prosimy o wypracowanie poradnika zawierającego:

• • • Sposoby zabezpieczenia się przed pojawieniem takiej trudności – prewencja.
    • Sposoby postępowania, jeśli pomimo prewencji taka trudność się pojawi.
  • Prosimy uczestników o zaprezentowanie efektów pracy i dzielimy się własnym doświadczeniem i dodatkowymi sposobami radzenia sobie z omawianymi trudnościami.
• Opracować i przekazać podczas szkolenia praktyczne zadania wdrożeniowe, które uczestnicy będą realizowali już po zakończonym szkoleniu. Na tym etapie doskonale sprawdzają się listy kontrolne wdrożenia nabywanych umiejętności.
• Opracowanie przez uczestników planu działań poszkoleniowych, który następnie uzgadniają ze swoimi przełożonymi. Taki plan działań może być opracowany jeszcze na sali szkoleniowej lub może przyjąć formę zadania poszkoleniowego.

Ostatnim obszarem do zagospodarowania jest wsparcie wdrożenia umiejętności po zakończeniu szkolenia.

Na tym etapie większego znaczenia nabiera zaangażowanie przełożonych w proces wsparcia. Rola samego trenera jest ograniczona tylko do niektórych aktywności. Przykładowe działania wspierające wdrożenie po szkoleniu to:

• Dostęp do konsultacji telefonicznych lub e-mailowych z trenerem po zakończonym szkoleniu.
• Sesje doradcze / sesje wdrożeniowe organizowane po szkoleniu z udziałem trenera i uczestników, podczas których omawiane są trudności związane z wdrażaniem nowej wiedzy i umiejętności.
• Realizacja po szkoleniu projektów zainaugurowanych podczas sesji szkoleniowych.
• Włączenie procesu rozwoju pracownika w system ocen okresowych.
• Promowanie wewnętrznych inicjatyw związanych z dzieleniem się wiedzą pomiędzy pracownikami.
• E-learning i grupy dyskusyjne, które mogą być moderowane przez trenera.
• Coaching i programy mentoringowe.
• Wspólna praca z przełożonym.

Zaplanowanie aktywności wspierających wdrożenie umiejętności w praktyce w znaczącym stopniu może podnieść efektywność szkolenia. Planowanie wsparcia wdrożenia jest jednym z elementów projektowania szkolenia. Wymaga przemyślenia i zapisania w konspekcie trenerskim konkretnych aktywności w taki sposób, aby były spójne z osią logiczną szkolenia i wspierały realizację celów szkoleniowych.