Od prawie ośmiu lat pracuję w domu. Wcześniej jako człowiek korporacji pracowałem w biurze i nie wyobrażałem sobie pracy poza nim. Nawet krytykowałem tych co pracowali w domowych biurach mówiąc, że taka praca jest nieefektywna, uciążliwa dla pracującego i domowników oraz szkodliwa psychicznie, bo trudniej oddzielić życie prywatne od zawodowego.
Na początku prowadzenia własnego biznesu byłem zmuszony do pracy w domu. Zwyczajnie nie miałem budżetu na biuro – właściwie brakowało mi budżetu na cokolwiek ☺ a co dopiero na biuro.
Po prawie ośmiu latach pracy w domu nie wyobrażam sobie powrotu do tradycyjnego biura. Nie chodzi już o budżet. Kiedyś krytykowałem ideę no office -dziś mając porównanie krytykuję pracę w biurze. Ze zdziwieniem patrzę na gigantów takich jak Apple, który kończy właśnie budowę ogromnego kompleksu biurowego i będzie przywiązywało swoich pracowników do biurek. „Praca to nie jest miejsce, do którego się chodzi, to coś co się wykonuje”[1]. Ten cytat idealnie oddaje ideę „No Office”, której jestem gorącym zwolennikiem
Praca w biurze to starta czasu!!!
Jakiś czas temu postanowiłem ponownie spróbować pracy w biurze. Przyjechałem do naszego biura- Grupy Set, przygotowałem sobie miejsce, sprzęt i zabrałem się do pracy. Zrobiłem czterdzieści procent tego co zazwyczaj. Rozmowy z innymi, ciągłe pytania o coś… wyjścia na papierosa – nie palę a wychodziłem – jałowe dyskusje o niczym związanym z pracą -zabrały mi sześćdziesiąt procent czasu. Wróciłem do domu sfrustrowany i zabrałem się do pracy.
Dla pełnej jasności. Praca w domowym biurze ma swoje zalety, ale i ma swoje wady. Na przykład teraz pisząc ten tekst słyszę zza ściany moją żonę i syna „To jest Pan dinozaur! Pan dinozaur ma ogon i zęby!
Wrrrr!” ;-)
Co zrobić, by domowe biuro było przyjaznym środowiskiem pracy?
Sprawdza się kilka prostych zasad i aplikacji wspierających.
Odpowiednie miejsce – od tego zacznij.
Wydzielone miejsce w domu na biuro. Niekoniecznie całe pomieszczenie. Może to być miejsce w pokoju z biurkiem i sprzętem do pracy. Chodzi o to, aby miejsce kojarzyło się z wykonywaniem pracy. Wchodzisz do tego pomieszczenia, zajmujesz miejsce do pracy i to oznacza, że „jesteś w pracy” a nie w domu. Brzmi trywialnie, ale pomaga.
Praca w skupieniu – najważniejszy warunek.
Początki pracy w domu mogą być trudne. Nie wychodzisz do pracy, to możesz zajmować się wszystkim czym zajmuje się normalny człowiek siedzący w domu ☺. Wszystkim tylko nie pracą… w domu zawsze jest coś do zrobienia. Na początku to chyba największy wróg efektywnej pracy w trybie „No Office”.
Co mi pomaga pracować w skupieniu? Wstawanie wcześnie rano tj. 5.45 codziennie. Kiedyś spałem do 9-10. Dziś wstaję regularnie o 5.45 tak by do 6.00 mieć zrobioną kawę i zabrać się do pracy. Taki model daje mi przynajmniej 3-4 godziny pracy w pełnym skupieniu. Mam na myśli skupienie nie tylko dzięki „ciszy” w domu, ale i „ciszy” w kontaktach ze współpracownikami – zwyczajnie jeszcze śpią ;-). Tego da się nauczyć! Ciekawostką jest to, że często powtarzanym nawykiem ludzi bogatych jest wstawanie wcześnie rano. Więc może kiedyś będę bogaty ;-)
Drugim sposobem ułatwiającym pracę w skupieniu jest wykorzystanie metody Pomodoro i ciekawej aplikacji „Be Focused”. Zasady techniki Pomodoro są łatwe do wdrożenia w życie i potrafią być bardzo pomocne.
Odpowiednio zaplanowane przerwy w pracy.
Przerwa w pracy nie jest stratą czasu a inwestycją. Wykorzystuję zasady opisane w technice Pomodoro. Co dwadzieścia pięć minut robię sobie pięć minut przerwy, którą wykorzystuję na przejście się po mieszkaniu, krótką rozmowę z domownikami. Po czterech cyklach dwudziestopieciominutowych pracy przychodzi czas na trzydziestominutową przerwę. Część z tej przerwy wykorzystuję na sprawdzenie maila, dodzwonienie oraz inne sprawy zupełnie nie związane z praca. Osobiście uważam, ze jest to jedno z najbardziej efektywnych narzędzi wspierających efektywność. Pracując w takich cyklach czas spędzony na pracy płynie błyskawicznie. Jednoczenie ułatwia chronienie się przed złodziejami czasu.
Planowanie i organizacja zadań.
Aby móc pracować w skupieniu trzeba mieć nad czym pracować. Najbardziej uciążliwe dni, to takie ,w których mam wrażenie, że ciężko pracuję a trudno mi powiedzieć co dziś zrobiłem. W tym przypadku z pomocą przychodzi mi fantastyczna aplikacja Todoist . Dzięki niej wszystkie moje zadania są wyraźnie podzielone i zaplanowane. Z łatwością też dzięki niej deleguję zadania innym i sam otrzymuję zadania do wykonania. Todoist daje też namiastkę komunikacji z innymi w firmie. Todoist umożliwia komentowanie zadań i dzięki nim możemy wymieniać informacje związane z konkretnymi aktywnościami. Największą zaletą jest odciążenie skrzynki pocztowej z drobnych maili. Todoist wspiera również funkcje zarządcze. Doskonale w nim widać kto i jakimi zadaniami się zajmuje oraz kiedy powinien je wykonać. Największą zaletą jest jednak zwolnienie z obowiązku pamiętania, że trzeba coś zrobić. Aplikacja pamięta o tym za mnie.
Komunikacja z innymi…
Nasza firma jest rozproszona terytorialnie. Zobacz…
Przy czym najważniejsze punkty na mapie to: Opole, Częstochowa, Gniezno, Warszawa. Tylko dwie osoby pracują w tradycyjnym biurze. Wymusza to na nas zmianę sposobu komunikacji. W naszym przypadku dominuje komunikacja telefoniczna i mailowa. Trochę nad tym ubolewam, bo jest wiele wspaniałych narzędzi wspierających komunikację w zespole rozproszonym terytorialnie lepszych od maila. Jednym z nich – widzę w nim duży potencjał – jest Slack.
Slack jest świetnym narzędziem do współpracy i komunikacji. Znajdziemy klienta mobilnego i stacjonarnego, możliwość integracji z dyskami internetowymi, oraz dokumentami Google. Do tego wszystkiego jest ładny graficznie. Zachęcam do przeczytania tekstu Grzegorza Ułana na łamach Antyweb szeroko opisującego możliwości Slacka.
Oczywiście do szybkiej komunikacji w czasie rzeczywistym można wykorzystać czaty typu iMessege czy WhatsUP, które też umożliwiają tworzenie pokojów dyskusyjnych wpierających wymianę informacji między wieloma osobami jednocześnie.
Spotkania…
Już dawno mamy za sobą czasy w których spotkanie osób oddalonych od siebie było dużym wyzwaniem. Dziś spotkanie wcale nie musi oznaczać fizycznej obecności w jednym miejscu. Nie mam tu tylko na myśli spotkań jeden na jeden, ale i spotkania kilku osób naraz. W tym przypadku doskonale sprawdza się aplikacja Zoom. Jest przejrzysta, lekka i daje ogromne możliwości współpracy. Możemy zorganizować Meeting, konferencje wideo, czat, udostępnić własny ekran a nawet oddać nad nim kontrolę osobie, z którą pracujemy. Oczywiście można tez wykorzystać takie narzędzia jak Skype czy FaceTime.
Współpraca i efektywna praca to nie tylko praca w fizycznym biurze. W Grupie SET dominuje podejście No Office i z mojej perspektywy jest to bardzo dobry kierunek. Praca w różnych miejscach wcale nie wyklucza współpracy. Na co dzień współpracuję co najmniej z kilkoma osobami. Codziennie ze sobą rozmawiamy, coś ustalmy, konsultujemy a nawet czasem się o coś kłócimy. Powrót do tradycyjnego biura i pracy jako miejsca do którego się chodzi byłby jak kara. Inwestycja w tradycyjne biuro? Może ze wzgledów wizerunkowych. Do pracy nie jest mi ono zupełnie potrzebne.
[1] M. Śliwiński, Apple Park, iMagazine 09/2017.
