Znasz to, prawda?

Zmywasz naczynia po większym obiedzie, albo nawet wkładasz je do zmywarki. Już, już witasz się z gąską, już wyciskasz z gąbki resztki płynu do naczyń, ostatni rzut oka na blaty, czy wystarczająco wypucowane i wtem widzisz ją..

Stoi na kuchence, jak niemy wyrzut sumienia i w jakiś sposób Cię obwinia swoją uwaloną tłuszczem i skarmelizowanymi resztkami smażonego jedzenia obecnością.

Możesz ją zignorować, ale ona i tak tam będzie.

No więc patrzycie na siebie, jak dwóch rewolwerowców. Czujesz narastające napięcie, presję; jednocześnie niechęć i przymus. Wiesz, że jak nic z nią nie zrobisz, to i tak Cię dopadnie. Myślisz: „Udam, że jej tam nie ma, może któryś z domowników ją ogarnie”, ale gdzieś na dnie serca dobrze wiesz, że nikt tego nie zrobi. Każdy będzie udawał. Każdy będzie myślał, że skoro tam stoi to na pewno jesteś w trakcie przygotowywania czegoś do jedzenia, więc nie ma sensu jej myć. Ostatecznie więc kolejny raz przegrywasz a ona wygrywa.

Istnieje kilka modeli zarządzania zadaniami.

Wśród najstarszych i najbardziej popularnych mamy macierz Eisenhowera, o której mówiłem w 73 odcinku podcastu „Trzy czteropolówki” Znajdziesz go tutaj. W tej matrycy z grubsza chodzi o to, aby zadaniami ważnymi i pilnymi zajmować się w pierwszej kolejności (ćwiartka nr 1) i to zwykle dobra strategia. Sprawy ważne i pilne zawsze się o siebie głośno upomną, więc nie ma sensu ich odkładać. Ćwiartka 2 to sprawy ważne, ale niepilne. Wg Eisenhowera to jedna z kluczowych ćwiartek, ponieważ to tutaj ukrywamy projekty, które mogą mieć kluczowe znaczenie dla naszych działań i, w długofalowej perspektywie, przynieść znaczną oszczędność czasu i energii. Tylko, że one nie mają terminu wykonania – nie są pilne, więc mamy tendencję do niezajmowania się nimi, aż sobie spokojnie umrą w zapomnieniu.

Rzeczy nieważne i pilne to ćwiartka nr 3, a nieważne i niepilne to ćwiartka 4.

Kolejność ćwiartek wskazywałaby, że te dwie należy potraktować, jako mniej istotne, niż ćwiartka 2, ale to niezupełnie tak jest. Niektóre opracowania na temat macierzy Eisenhowera nazywają nawet ćwiartkę 4 śmietnikiem. A to właśnie w niej są wszystkie te małe, odłożone na później rzeczy, które zabierają nam energię. Te niezagospodarowane maile. Te niewymienione baterie w pilocie albo dziecięcej zabawce. Te niewyprasowane ciuchy, nieposprzątany garaż, skrzypiące drzwi, czy luźna klamka w szafce kuchennej. Wciąż działają, wciąż nic się nie dzieje, jeśli się nimi nie zajmiemy, ale czy na pewno?

Kłopot w tym, że te wszystkie pierdoły, to właśnie nasza patelnia.

Jeśli się nimi nie zajmiemy będą zżerały nasze zasoby energetyczne i powodowały taką niby niewielką, ale wciąż jednak odrobinę nieznośną konieczność pamiętania. No pomyśl, że jednak tej patelni nie myjesz. I idziesz sobie, nie wiem, poczytać. Telewizję pooglądać. A ona tam stoi. Brrrr.. Ja to widzę, jak przebitki filmowe. Raz na mnie leżącego z książką, raz na patelnię – taki najazd kamery na nią, znowu ja odkładający książkę, znowu ona, bliżej, znowu ja zasłaniający głowę poduszką, znowu ona. W końcu wściekły wstaję i ją myję. Najchętniej bym ją wyrzucił, ale w jej miejsce pojawi się nowa. I będzie robiła to samo.

Tutaj z pomocą przychodzi nam metoda GTD – Getting Things Done opracowana przez Davida Allena, którą opublikował w 2001 roku w książce pod tym samym tytułem. Sama metoda jest całkiem sprytnym sposobem organizacji zajęć, ale tutaj chcę jedynie zwrócić uwagę na jej podstawowy cel – zwolnienie nas z obowiązku pamiętania o wszystkim przy jednoczesnym zachowaniu produktywności i zawodowej, i prywatnej.

Jedną z rzeczy, która zdaje się nieco kłócić z koncepcją Eisenhowera jest metoda podziału zadań, a w kontekście tego tekstu jeden (pierwszy) z jej elementów – zrób to! Allen proponuje, aby wszystkie te działania, które możemy wykonać w 2 minuty robić od razu. Nieważne, czy są ważne i pilne czy nie. Jeśli możesz szybko coś wykonać, wykonaj.

Zwolnisz w ten sposób miejsce w głowie, odhaczysz kolejne małe, ale jednak zaprzątające uwagę zadania i – co najfajniejsze – poczujesz jakiś rodzaj ulgi, że naprawdę dziś udało Ci się odgruzować niezły kawałek.

Metoda GTD jest oczywiście dużo bardziej rozbudowana, ale ja kilka dni temu miałem sytuację: „k**wa, jeszcze patelnia”, a kilka dni później, kiedy skończyłem pracę i wyszedłem z mojego piwnicznego biura przypomniałem sobie o jednym mailu, którego miałem wysłać klientowi po sesji. Wymagało to ode mnie poszukania właściwych załączników w liczbie dwóch, kilku kliknięć i gotowe. No więc się cofnąłem z myślą, że jeszcze ta patelnia. I wysłałem. I miałem koniec pracy.

I ja nie wiem, czy to się Wam przyda, ale ostatnio mam strasznie dużo wiadomości, że te proste rozwiązania, o których piszę albo mówię niektórym z Was pomagają.

Więc proszę bardzo – proszę myć patelnię.